universités : 5 conseils pour se préparer à la grippe A – h1n1

Mercredi 26 août 2009 | Sécurité

credits : septuagesima - flickr

Alors que Valérie Pécresse recevra demain universités et écoles pour se préparer à faire face à la grippe A (dépêche AEF 118 518), le blog Comcampus vous propose quelques solutions pour faire face à cette pandémie dans les universités, sur le plan de la communication et de la gestion de crise.

Les annonces de Luc Chatel : « 3 enfants malades la même semaine = fermeture de la classe » ont marqué les esprits, mais de telles consignes ne peuvent s’adapter qu’au primaire/secondaire. Dans le supérieur impossible de mettre en place  une mesure similaire. Voici 5 conseils adaptés aux universités et aux écoles :

fluConseil n°1 – monter une cellule « grippe A »

Responsables politiques de l’université, secrétariat général, service communication, service de santé (SUMPPS)…cette cellule doit être suffisamment large pour traiter tous les aspects du problème mais elle doit être véritablement opérationnelle. Elle n’a pas vocation à se réunir une ou deux fois mais doit pouvoir se réunir à tout moment. Le plus simple : banaliser une salle de réunion équipée de postes informatiques et de téléphone, de façon à ce qu’elle soit « prête à l’usage » à n’importe quel moment. 

A faire :

  • définition des rôles et responsabilités de chacun concernant les différentes phases possibles : prévention, dépistage, fermeture administrative, diffusion des cours, réouverture des bâtiments….
  • s’assurer que votre plan de lutte contre la grippe A inclut un calendrier, une quantification des livrables (masques, savons, dépliants d’information…) et des mesures de performance.

fluConseil n°2 – avoir un plan pour assurer la continuité des cours.

Pendant l’été il semble que de nombreux responsables universitaires ont découvert un mot magique : podcasting. Il a été plusieurs fois brandi pour expliquer qu’on aurait aucun mal à diffuser les cours aux étudiants même en cas de fermeture de l’établissement.  Les établissements d’enseignement supérieur qui ont réellement lancé la mise en ligne de podcast savent que ce n’est pas aussi simple que cela : équiper tous les amphis, former les enseignants, dérusher, mettre en ligne et assurer le support technique. Pour pouvoir mettre en place ce type d’enseignement à distance en un temps record il faut s’y préparer :

- Élaborer et diffuser des procédures alternatives visant à assurer la continuité de l’enseignement (par exemple, l’enseignement à distance via le web, l’enseignement par la radio ou la  télévision locale) en cas de fermeture de composantes voire de l’université toute entière.

- Élaborer un « plan de continuité »  pour le maintien des opérations essentielles à l’université :  la paie des personnels, une communication continue avec les personnels, étudiants et familles, la sécurité, l’entretien, ainsi qu’une cellule technique pour aider les enseignants à assurer un enseignement à distance.

fluConseil n°3 – avoir une politique de contrôle de la diffusion du virus et des procédures adaptées .

Mettre en œuvre des procédures qui contribuent à limiter la propagation de la grippe sur le campus :

  • promotion de l’hygiène des mains,
  • bons réflexes en cas de toux / éternuements.
  • rappel des consignes dans tous les sanitaires du campus
  • veiller à l’approvisionnement en savon des sanitaires et à leur propreté

Établir des politiques de « congés-maladie » pour les personnels et étudiants soupçonnés d’être malades ou qui tombent malades sur le campus.

  • Les personnels et les étudiants atteints ou soupçonnés d’une pandémie de grippe ne doivent pas rester sur le campus et doivent revenir seulement après la disparition des symptômes.
  • demander aux étudiants atteints des symptômes de se signaler auprès de la cellule grippe A de l’université .
  • Mettre en place pour la cellule grippe A un mail et numéro de téléphone unique, détaxé, capable de recevoir les SMS sur lesquels personnels et étudiants atteints par les symptômes doivent se déclarer.

Établir un plan de pandémie pour les infirmeries présentes sur les campus. S’assurer que le service de santé de l’université  a du personnel et du matériel en nombre suffisant pour faire face à une hausse des sollicitations. S’assurer que la signalétique sur les campus indique clairement les infirmeries et que leurs horaires d’ouverture soit adaptés à la demande.

Voyages, déplacements : mettre en place des recommandations voire des restrictions. Identifier les zones géographiques les plus touchées et lister les arrivées /départ des personnels et / ou étudiants vers ces zones de façon à leur délivrer une information appropriée. Le cas échéant, interdire les déplacements vers ces zones et placer en quarantaine les personnels / étudiants sur le retour.

fluConseil n°4 – préparer une communication de crise

Première chose à faire : élaborer un plan de diffusion de l’information en direction  des personnels,  étudiants et familles. Ce plan devra faire face aux différents cas de figure évoqués plus haut et répondre aux questions que ne manquera pas de se poser la communauté universitaire.

Mettre en place des outils de communication qui vous permette à la fois de diffuser très rapidement et largement l’information (communiqués de presse > médias locaux) mais également de répondre efficacement aux sollicitations de votre communauté (hotline, compte twitter, tchat…).

Centralisez et donnez accès à toutes les informations et toutes les décisions de l’université sur une page de votre site web, uniquement dédiée à la grippe A, dont l’accès se situe immédiatement sur votre home-page et dont l’URL est facile à retenir, par exemple : univ-nantes.fr/grippeA, upmc.fr/h1n1, univ-paris12.fr/infogrippe…. Diffuser largement l’adresse de cette page et le numéro de la hotline.

Affichez clairement sur vos supports de communication quels seront les différents niveaux d’impacts de la grippe sur l’activité de l’université (annulation de cours, fermeture de campus…) et les plans d’urgence.

fluConseil n°5 – envisager tous les scénarios

Le développement de la pandémie peut prendre plusieurs formes : il faut donc plusieurs scénarios basés sur les différents  niveaux de la maladie chez les étudiants et les personnels. En fonction du niveau de gravité de la maladie, de l’évolution de son mode de transmission et des taux d’infection dans votre communauté universitaire dépendront les mesures à prendre et les différents types de confinement. Questions à examiner:

  • Annulation de cours, des manifestations sportives et/ou d’autres événements publics;
  • Fermeture du campus, des logements pour étudiants, et/ou de transport public;
  • Évaluer votre aptitude ou celle du CROUS à assurer une « quarantaine » pour les étudiants exposés et/ou malades;
  • Plans d’urgence pour les étudiants qui sont hébergés par l’université et/ou le CROUS et pour ceux qui comptent sur la restauration collective (RU, cafétérias…notamment  les étudiants internationaux ou ceux dont les parents habitent loin;
  • Plans d’urgence pour l’entretien des laboratoires de recherche, en particulier ceux qui utilisent des animaux, et des matières dangereuses;
  • Le stockage des équipements qui peuvent être nécessaire dans le cas d’une pandémie.

Pour aller plus loin :
- tous les visuels et vidéos pour batir votre page web sur la grippe A : cliquez ici
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